Gli adempimenti per la fattura elettronica

Autore : Sergio Mogorovich (da pionero.it)
Pubblicato il : 14-07-2014

Secondo l’art. 21 del D.P.R. 26/10/1972, n. 633, come fattura elettronica si intende la fattura che “è stata emessa e ricevuta in qualunque formato elettronico”. Il ricorso alla fattura elettronica “è subordinato all’accettazione da parte del destinatario”.

L’emissione della fattura da parte del cliente o del terzo residente in un Paese con il quale non esiste alcuno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza è consentita a condizione che ne sia data preventiva comunicazione all’Agenzia delle entrate e purché il soggetto passivo nazionale abbia iniziato l’attività da almeno cinque anni e nei suoi confronti non siano stati notificati, nei cinque anni precedenti, atti impositivi o di contestazione di violazioni sostanziali in materia di IVA; tale procedura è definita dal Provvedimento 9.12.2004 che precisa le modalità e le procedure telematiche in materia.

Nei rapporti con la pubblica amministrazione, la fattura elettronica deve riportare tutte le indicazioni previste dall’art. 21 nonché, al fine di consentire la tracciabilità dei pagamenti:

a) il codice identificativo di gara (CIG), tranne i casi di esclusione dall’obbligo di tracciabilità di cui alla L. 13.10.2010, n. 136;
b) il codice unico di progetto (CUP), nel caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell’art. 11 della L. 16.1.2013, n. 3.
Queste indicazioni sono obbligatorie poiché, in loro assenza, le pubbliche amministrazioni non possono procedere al pagamento delle fatture.

Le modalità di pagamento della fattura elettronica
La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.

Se il cedente o prestatore trasmette più fatture elettroniche in unico lotto allo stesso destinatario, le indicazioni comuni alle diverse fatture possono essere inserite una sola volta, purché per ogni fattura sia accessibile la totalità delle informazioni.

L’emittente assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione idonei ad assicurare il collegamento affidabile tra la fattura emessa e la cessione dei beni e la prestazione di servizi ad essa riferibile ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.

L’emissione della fattura elettronica
Circolare 3.5.2013, n. 12/E:

a) la fattura elettronica si ha per emessa “quando viene “messa a disposizione del cessionario o committente”, ad esempio sul sito portale elettronico dell’emittente ovvero del terzo incaricato dell’emissione per suo conto”;
b) la fattura elettronica si considera messa a disposizione “quando al destinatario venga inviato un messaggio (e-mail) contenente un protocollo di comunicazione ed un link di collegamento al server ove lo stesso può effettuare, in qualsiasi momento, il download della fattura, ossia scaricare un documento”.
Circolare 19.10.2005, n. 45/E:

a) per trasmissione si intende “l’invio della fattura mediante l’utilizzo di procedure informatizzate (quali il sistema di trasmissione EDI, la posta elettronica certificata, il telefax, via modem) per le quali è stato preventivamente acquistato il consenso del destinatario”;
b) l’invio della fattura “mediante un qualsiasi strumento elettronico (es. via e-mail), senza il consenso del cliente, non dà luogo ad una trasmissione elettronica, bensì ad una consegna o spedizione della stessa mediante strumenti elettronici. Ne consegue che la fattura è elettronica solo per l’emittente, se ovviamente emessa in tale formato, mentre è sempre cartacea per il ricevente”; lo stesso dicasi nel caso di utilizzo di fax tradizionali.
La conservazione della fattura elettronica
Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica in conformità alle disposizioni contenute in apposito D.M. adottato ai sensi dell’art. 21, comma 5, del D.Lgs. 7.3.2005, n. 82 (art. 39, terzo comma, del D.P.R. 26.3.1972, n. 633).

Le fatture create in formato elettronico (come quelle cartecee) possono essere conservate elettronicamente. Il luogo di conservazione elettronica può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esiste uno strumento giuridico di reciproca assistenza.

Per finalità di controllo, il soggetto passivo assicura l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.

La fattura elettronica nei rapporti con la pubblica amministrazione
1. L’uso esclusivo della fattura elettronica

L’art. 1, commi da 209 a 2014, della L. 24.12.2007, n. 244, ha previsto l’obbligo di emettere la fattura elettronica: “l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche di cui all’art. 1, comma 2, della L. 31.12.2009, n. 196, nonché con le amministrazioni autonome, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con l’osservanza del D.Lgs. 20.2.2014, n. 52 (codice dell’amministrazione digitale) e del D.Lgs. 7.3.2005, n. 82” (attuazione della direttiva 2001/115/CE sulle modalità di fatturazione in materia di IVA).

Il D.M. 3.4.2013, n. 55, (anche alla luce dell’art. 25 del D.L. 24.4.2014, n. 66) ha indicato i termini di introduzione dell’obbligo:

a) con il 6.6.2014 per i Ministeri, le Agenzie fiscali e gli Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale individuati come tali nell’elenco delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato individuate ai sensi dell’art. 1, comma 5, della L. 30.12.2004, n. 311. Pubblicato dall’ISTAT entro il 31.7 di ogni anno;
b) con il 31.3.2015 per le altre amministrazioni, comprese quelle locali.
Un apposito D.M., non ancora pubblicato, determinerà le modalità applicative per le fatture emesse da soggetti non residenti in Italia e per le fatture, già trasmesse con modalità telematica, relative al servizio di pagamento delle entrate oggetto del sistema di versamento unificato di cui al D.Lgs. 9.7.1997, n. 241, nonché al servizio di trasmissione delle dichiarazioni di cui all’art. 3 del D.P.R. 22.7.1998, n. 322.

A decorrere dalle suddette date, le amministrazioni non possono accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica. Inoltre, decorsi tre mesi dalla data di introduzione dell’obbligo, non possono procedere ad alcun pagamento, neppure parziale, fino al momento del ricevimento delle fatture in formato elettronico.

2. Il contenuto della fattura emessa nei confronti della pubblica amministrazione

Con il D.M. 7.3.2008 l’Agenzia delle entrate è stato indicato come gestore del sistema di interscambio per il processo di ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche, che si avvale della SOGEI S.p.A.

Il D.M. 3.4.2013, n. 55, disciplina le modalità di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica nei rapporti con la pubblica amministrazione, per cui:

a) i dati delle fatture devono essere rappresentati in un file in formato XML che non deve contenere macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che consentano di apportarvi modifiche;
b) la fattura deve:
essere sottoscritta con firma elettronica qualificata o digitale;
riportare il codice univoco IPA (Indice delle pubbliche amministrazioni) dell’ufficio destinatario della fattura;
indicare, a pena di impossibilità dell’incasso, il codice identificativo di gara (CIG);
indicare il codice unico di progetto (CUP) per talune operazioni.
Le caratteristiche della fattura elettronica emessa nei confronti della pubblica amministrazione

Contenuto la fattura elettronica reca i dati e le informazioni indicati e definiti nel documento “formato della fattura elettronica di cui all’allegato A” al D.M. 3.4.2013, n. 55.
Trasmissione – la fattura elettronica, è trasmessa attraverso il Sistema di interscambio di cui al D.M. 7.3.2008, e contiene, obbligatoriamente, i seguenti dati:

a) per il cedente/prestatore:

identificativo fiscale IVA (partita IVA); per i non residenti deve essere anteposto il codice ISO;
ditta, denominazione o ragione sociale;
regime fiscale del cedente/prestatore;
indirizzo;
dati iscrizione al REA, valorizzati nel caso di società iscritte nel registro delle imprese ai sensi dell’art. 2250 c.c.;
dati del rappresentante fiscale del cedente/prestatore;
b) per il cessionario/committente:

dati anagrafici;
denominazione;
indirizzo;
c) per il soggetto emittente, se la fattura è emessa da un soggetto diverso dal cedente/prestatore;

d) per i dati generali:

tipo di documento (fattura, acconto/anticipo su fattura, carta di credito, parcella, ecc.);
data e numero progressivo attribuito dal cedente/prestatore;
ritenuta d’acconto ai fini Irpef/Ires, se prevista;
contributo dovuto alla cassa di previdenza del professionista;
estremi del documento di trasporto, se emesso;
aliquota IVA (ovvero la norma che prevede il regime di reverse charge o l’emissione dell’autofattura);
i dati sostanziali (quantità, prezzo, ecc.);
e) i dati identificativi del trasmittente;

f) i dati del destinatario cioè l’ufficio centrale o periferico cui la fattura è destinata, rispettando l’allegato D (1);

– le specifiche tecniche sono disponibili sul sito del Sistema di Interscambio www.fatturapa.gov.it (2)

Perfezionamento la fattura elettronica si considera trasmessa in via elettronica ai sensi dell’art. 21, primo comma, del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, e ricevuta dall’amministrazione pubblica con il rilascio della ricevuta di consegna di cui al paragrafo 4 dell’allegato B
(1) La fattura elettronica, fra i dati obbligatori, riporta esclusivamente i codici PA degli uffici destinatari di fatture elettroniche, consultabili sul sito www.indicepa.gov.it. Le regole di identificazione e di gestione degli uffici destinatari sono riportate nell’allegato D.

(2) Per ottenere il pagamento la fattura elettronica emessa verso la pubblica amministrazione deve riportare obbligatoriamente:

a) il codice identificativo di gara (CIG), salvo le esclusioni di tracciabilità di cui alla L. 13.8.2010, n. 136;

b) il codice unico di progetto (CUP), nel caso di fatture per opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell’art. 11 della L. 16.1.2013, n. 3.

Nei rapporti con la pubblica amministrazione, in deroga a quanto previsto dall’art. 21 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, come fattura elettronica si intende un documento in formato XML (eXtensible Markup Language) che è sottoscritto con firma elettronica qualificata e digitale, con caratteristiche informatiche pubblicate sul sito www.fatturapa.gov.it.

Nella procedura di fatturazione intervengono:

a) l’impresa o il professionista che emette la fattura, nota, ecc. nei confronti della pubblica amministrazione;
b) l’intermediario di trasmissione, se l’invio non è fatto direttamente;
c) il Sistema di Interscambio, che presidia le procedure di ricezione e di inoltro delle fatture elettroniche;
d) la pubblica amministrazione, che è il destinatario della fattura tramite il Sistema di Interscambio; la stessa può anche fornire beni e servizi.
Gratuitamente, sul portale elettronico del Ministero dell’economia e delle finanze, all’indirizzo www.acquistinretepa.it, sono disponibili per le piccole e medie imprese abilitate al MEPA (mercato elettronico della pubblica amministrazione) e che forniscono beni e servizi alle amministrazioni pubbliche, i servizi e gli strumenti di supporto di natura informatica in materia di generazione e di conservazione delle fatture, nonché per i servizi di interscambio e conservazione (art. 4 del D.M. 3.4.2013, n. 55).

La qualifica di “media impresa”

(raccomandazione della Commissione europea del 6.5.2003, n. 2003/361/CE)

a) numero di dipendenti non superiore a 250;

b) fatturato dell’ultimo bilancio chiuso non superiore a 50 milioni di euro;

c) attivo del bilancio non superiore a 43 milioni di euro.

3. Le note operative

L’art. 1, commi da 209 e 214, della L. 24.12.2007, n. 244, ha introdotto l’obbligo di emettere la fattura elettronica nei rapporti con la pubblica amministrazione (P.A.). Il D.M. 3.5.2013, n. 55, ha indicato le regole tecniche, prevedendo anche la decorrenza dell’obbligo.

La fattura elettronica in sintesi

divieto la pubblica amministrazione non può accettare fatture emesse in forma cartacea ed eseguire pagamenti, anche parziali, fino al ricevimento della fattura elettronica
uffici il divieto suddetto riguarda tutti i soggetti inseriti nel conto economico consolidato dello Stato individuati entro il 31.7 di ogni anno, nell’elenco pubblicato dall’ISTAT nonché le amministrazioni statali
obblighi imprese e lavoratori autonomi devono emettere la fattura in forma elettronica, anche sotto la forma di nota, conto, parcella e simili
la trasmissione deve avvenire, direttamente o anche con l’intervento di un intermediario, mediante il sistema di interscambio (SDI), gestito dall’Agenzia delle entrate per il tramite della SOGEI

decorrenza dal 6.6.2014 per agenzie fiscali, ministeri, enti nazionali di previdenza e assistenza sociale individuate nell’elenco pubblicato dall’ISTAT entro il 31.7 di ogni anno ai sensi della L. 30.12.2004, n. 311
dal 31.3.2015 per le altre amministrazioni e gli enti locali

Avvertenza: l’art. 25 del D.L. 24.4.2014, n. 66, al fine di assicurare l’effettiva tracciabilità dei pagamenti delle pubbliche amministrazioni, obbliga ad indicare nelle fatture il CIG (tranne i casi di esclusione dell’obbligo di tracciabilità di cui alla L. 13.8.2010, n. 136) e il CUP (nel caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto dall’art. 11 della L. 16.1.2003, n. 3. In assenza, non è possibile procedere al pagamento.

4. Il processo di trasmissione delle fatture

Il fornitore emette la fattura e la trasmette al SDI (sistema di interscambio), quale punto di passaggio obbligato, che, dopo aver eseguito i controlli di integrità descritti nel D.M. 3.4.2013, n. 55, a sua volta, trasmette la fattura all’ufficio competente che la riceve su SICOGE.

L’ufficio SICOGE svolge le seguenti funzioni:

protocolla la fattura nel registro interno al sistema;
conserva la fattura;
trasmette le notifiche al SDI;
apre un fascicolo contenente la fattura e i suoi allegati;
rende disponibile la fattura ai singoli uffici.
In questo modo è visualizzato l’elenco delle fatture recapitate, il riconoscimento o il rifiuto della fattura, l’evidenza delle fatture da contabilizzare e da verificare dal punto di vista amministrativo, permettendone il pagamento.

5. Le pubbliche amministrazioni

Le pubbliche amministrazioni destinatarie delle fatture elettroniche devono inserire l’anagrafica dei propri uffici deputati a riceverle nell’indice delle pubbliche amministrazioni (IPA), il quale rilascia un codice univoco a ciascun ufficio rendendolo pubblico sul sito www.idicepa.gov.it.

Il codice univoco deve essere indicato in ogni fattura elettronica emessa nei confronti della pubblica amministrazione. In assenza dell’indicazione la fattura è rifiutata dal SDI. IL codice dell’ufficio va comunicato ai fornitori, unitamente alla relativa associazione con i contratti vigenti. Ogni ufficio pubblica nell’IPA la data da cui è attivo il servizio di fatturazione elettronica.

6. La trasmissione della fattura elettronica

La fattura elettronica (che contenete il codice univoco rilasciato) deve essere trasmessa soltanto in via elettronica. La procedura si perfeziona mediante la trasmissione per via elettronica ai sensi dell’art. 21, primo comma, del D.P.R. 26.10.1972, n. 633, e ricevuta dall’amministrazione solo con il rilascio della ricevuta di consegna da parte del SDI.

LE PARTI INTERESSATE

operatore: impresa o professionista che emette la fattura nei confronti della P.A.
intermediario: figura eventuale cui l’operatore economico ricorre per trasmettere, conservare e archiviare la fattura elettronica, ferma restando la responsabilità fiscale dell’emittente la fattura; le P.A. possono essere intermediari nei confronti di altre P.A.
sistema di interscambio (SDI): è preposto alla ricezione della fattura elettronica e al successivo inoltro alla P.A. destinataria
pubblica amministrazione è il destinatario della fattura elettronica; può essere fornitore di beni e servizi

La ricevuta di consegna, rilasciata dal SDI prova l’emissione della fattura elettronica e la sua ricezione da parte della P.A., identificata con il codice univoco indicato nel documento.

Se l’inoltro ha avuto esito negativo, è notificata la mancata consegna, “recapitata entro 48 ore se il canale di comunicazione tra SDI e PA è costituito dalla posta elettronica certificata (PEC), entro 24 ore negli altri casi” (Circolare 31.3.2014, n. 1/DF).

La fattura elettronica “può darsi emessa … anche a fronte del rilascio da parte del SDI della notifica di mancata consegna” (circolare citata):

7. Il divieto di pagamento

Decorsi tre mesi dalla data di decorrenza dall’obbligo di fatturazione elettronica, le PA non possono eseguire alcun pagamento, neppure in forma parziale, fino al momento del ricevimento della fattura in formato elettronico (art. 6, comma 6, del D.M. 3.4.2013, n. 55).

L’obbligo di emettere la fattura in forma elettronica precede di tre mesi il divieto del pagamento della fattura in forma cartacea per cui nel periodo di transizione:

a) la PA può accettare fatture cartacee emesse entro il 5.6.2014 ed eseguire il pagamento delle stesse;
b) il fornitore, dal 6.6.2014, deve emettere la fattura in forma elettronica e non cartacea.
Qualora allo spirare del termine di tre mesi la PA stia ancora processando una fattura cartacea emessa prima del 6.6.2014, la PA deve “senz’altro portare a compimento il relativo procedimento e, ove sussistono tutte le altre condizioni, procedere al pagamento” (circ. citata).

8. L’impossibilità di recapito della fattura elettronica

Per ciascuna amministrazione presente in IPA è attivato un ufficio di funzione elettronica “Centrale” denominato “Uff_eFattura PA” che può essere utilizzato dall’operatore per inviare la fattura elettronica “esclusivamente nel caso in cui non abbia ricevuto la comunicazione del codice ufficio destinatario di fattura elettronica da parte dell’amministrazione e, pur avendo riscontrato la presenza dell’amministrazione in IPA non sia in grado di individuare in modo univoco, sulla base dei dati contrattuali in proprio possesso, l’ufficio destinatario della fattura” (circolare citata).

Se la PA è assente in IPA e SDI non può identificare univocamente un ufficio di fatturazione elettronica, la fattura è respinta inviando al mittente una “notifica di scarto” segnalando il codice ufficio segnalato. Negli altri casi il SDI rilascia una “attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito”, che attesta l’inconveniente per causa non imputabile al fornitore. Questi può “comunque direttamente trasmettere all’amministrazione committente o mettere a disposizione di quest’ultima la fattura elettronica” (circolare citata), tramite un servizio di posta elettronica o altro canale telematico, ovvero di metterlo a disposizione del committente tramite portali telematici che consentono di effettuare il download dell’attestato e della fattura elettronica in esso inclusa, condizione che attesta il ricevimento.

Se la fattura è pervenuta al SDI ma per motivi tecnici non è possibile l’inoltro alla PA competente, il SDI rilascia la ricevuta di consegna se l’inoltro ha avuto esito positivo ovvero la notifica di mancata consegna nel caso opposto. In questa seconda eventualità, se il problema non è risolto dal gestore entro 10 giorni, il fornitore riceve un attestato di impossibilità di recapito.

9. L’obbligo contabile per le pubbliche amministrazioni

Secondo l’art. 42 del D.L. 24.4.2014, n. 66, le sole pubbliche amministrazioni di cui all’art. 1, comma 2, del D.Lgs. 30.3.2001 n. 165, hanno l’obbligo di tenere il registro unico delle fatture, ai soli fini di contabilità pubblica, nel quale entro 10 giorni dal ricevimento, sono annotate le fatture o le richieste equivalenti di pagamento ricevute relative a somministrazioni, forniture e appalti e per obbligazioni relative a prestazioni professionali.

Le annotazioni da eseguire

a) codice progressivo di registrazione;

b) numero di protocollo di entrata;

c) numero e data di emissione della fattura o del documento equivalente;

d) nome del creditore e relativo codice fiscale;

e) oggetto della fornitura;

f) importo totale, al lordo dell’IVA e di eventuali altri oneri e spese indicati;

g) scadenza della fattura;

h) nel caso di enti in contabilità finanziaria, gli estremi dell’impegno indicato nella fattura e nel documento equivalente oppure il capitolo e il piano gestionale, o analoghe unità gestionali del bilancio sul quale verrà fatto il pagamento;

i) se la spesa è rilevante o meno ai fini IVA;

l) il codice identificativo di gara (CIG), tranne i casi di esclusione dall’obbligo di tracciabilità di cui alla L. 13.8.2010, n. 136;

m) il codice unico di progetto (CUP) per fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell’Art. 11 della L. 16.1.2003, n. 3;

n) qualsiasi altra informazione ritenuta necessaria.

Non è possibile utilizzare registri di settore o di reparto. Il registro delle fatture costituisce parte integrante del sistema informativo contabile. Il registro può essere sostituito da apposite funzionalità che saranno disponibili sulla piattaforma elettronica per la certificazione dei crediti di cui all’art. 7, comma1, del D.L. 8.4.2013, n. 35.